Info voor opdrachtgevers

Het kan gaan om ontwerpopdrachten (architectuur, masterplanning, landschapsontwerp, …), maar ook om andere overheidsopdrachten, bijvoorbeeld voor projectregie of ontwerpend onderzoek in het kader van haalbaarheidsstudies. Het ereloon van deze opdrachten moet onder het drempelbedrag voor federaal aanbestedende diensten vallen (voor 2024-2025 bedraagt dit drempelbedrag  €143.000  excl. btw). 

De OAG bestaat uit twee opeenvolgende procedures: een marktbevraging gevolgd door een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB).  

De OPZB is een plaatsingsprocedure met een beperkte graad van mededinging, waarbij de opdrachtgever zelf een aantal (minstens drie) deelnemers uitnodigt om een offerte in te dienen. 

Binnen de OAG starten we met een marktbevraging die we breed communiceren naar ons netwerk. Deze marktbevraging is cruciaal bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB). Om tot kwalitatieve offertes te komen moet je eerst zicht krijgen op wie geïnteresseerd en beschikbaar is om een offerte in te dienen.  

Nadat we 3 tot 5 ontwerpers hebben geselecteerd, start de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Hierbij stellen we de dialoog tussen de opdrachtgever en de ontwerper centraal. Een gemeenschappelijke briefing van de kandidaten en een presentatie met vraagstelling stellen de opdrachtgever en de ontwerper in staat om, voorafgaand aan de gunning, met elkaar in dialoog te gaan. Deze voorafgaande dialoog is zeer belangrijk met het oog op een kwalitatief eindresultaat. Vervolgens worden de offertes toegelicht aan de jury en er wordt een voorkeursbieder aangeduid. Na de onderhandelingsfase en de formele aanstelling, wordt de opdracht gesloten.

Nadat je je opdracht hebt aangemeld bij het Team Vlaams Bouwmeester, zal het Team je contacteren voor een intakegesprek. Tijdens dit en volgende gesprekken bieden we je ondersteuning bij het bepalen van de ambities en het verloop van het project. Zowel inhoudelijke aspecten zoals de gunningscriteria en het programma van eisen, als praktische aspecten zoals een billijke biedvergoeding, het ereloon en de timing leggen we dan vast in een heldere projectdefinitie en gunningsleidraad.  

Vervolgens communiceren we de opdracht via onze communicatiekanalen. Hiermee start de marktbevraging. Hierna staan we je bij met het kiezen van de ontwerpers die een offerte zullen opmaken voor de OPZB en organiseren we samen de briefing met sitebezoek. Enkele weken later zullen de ontwerpers hun offerte presenteren en helpen we je een passende ontwerper te kiezen en te gunnen. Ook na de gunning kan je nog een beroep doen op ons advies voor een goed verloop van je project.  

Een project van de OAG wordt bekendgemaakt via de communicatiekanalen van de Vlaamse Bouwmeester (website, nieuwsbrief en sociale media). Als opdrachtgever sta je nadien zelf in voor de publicatie van de opdracht op het E-procurement platform. 

Niets! De dienstverlening van de Vlaamse Bouwmeester, en dus ook de OAG, zijn kosteloos. De enige kosten die aan de OAG verbonden zijn, zijn de biedvergoedingen voor ontwerpers die een offerte opmaken.  

Het Team Vlaams Bouwmeester kreeg de voorbije jaren steeds vaker van publieke opdrachtgevers de vraag om lijsten van goede ontwerpers te bezorgen met het oog op het voeren van een OPZB.  

Voor het Team Vlaams Bouwmeester zijn deze vragen relevant: de ondersteuning van publieke opdrachtgevers behoort tot de kerntaken van het bouwmeesterschap en deze vragen stellen het Team Vlaams Bouwmeester in staat om ook op de kwaliteit van deze kleinere projecten te wegen.   

Om zijn adviesverlening te optimaliseren, heeft het Team Vlaams Bouwmeester – naar het voorbeeld van het Team Stedenbeleid (in het kader van de conceptsubsidie stadsvernieuwing) en de Brusselse stadsbouwmeester – de oproep aan geïnteresseerden uitgewerkt. 

Enkele voordelen ten aanzien van de vroegere werkwijze: 

• Opdrachtgevers krijgen een lijst van ontwerpers die zin en tijd hebben om een offerte in te dienen.

• We kunnen opdrachtgevers bijstaan bij het voorstellen van kandidaten en het maken van een kwalitatieve en diverse keuze.

• Opdrachtgevers bereiken een breder netwerk van kwalitatieve ontwerpers.

• Jonge beloftevolle ontwerpteams krijgen de kans om mee te dingen naar publieke opdrachten.