Info

De Open Oproep een selectieprocedure voor ontwerpers van publieke opdrachten

Een gemeentehuis, een culturele infrastructuur, een school, een woonwijk, een zorginstelling, een brug, een groen of een stedelijk landschap: ze moeten er komen, het budget is voorzien, maar hoe vind je een ontwerper met wie je in dialoog kan bouwen? Ten behoeve van publieke opdrachtgevers heeft de Vlaams Bouwmeester in 2000 de Open Oproep uitgewerkt, een procedure om ontwerpers te selecteren voor opdrachten op het vlak van architectuur, stedenbouw, landschapsinrichting, publieke ruimte en infrastructuur. De overheidsprojecten waarvoor een ontwerper wordt gezocht via de Open Oproep, worden gegroepeerd en tweemaal per jaar Europees gepubliceerd. Nationaal en internationaal worden architecten en ontwerpers opgeroepen om zich kandidaat te stellen voor een of meer projecten. 

De Open Oproep is tot op heden nog steeds een unieke en vernieuwende manier van selecteren en onderhandelen. De opmaak van een projectdefinitie, die vervolgens niet door één maar door verschillende ontwerpteams in een schetsontwerp wordt gegoten, en de daaropvolgende discussie helpen de publieke opdrachtgever om een gewogen keuze te maken voor de ontwerper die zijn voorkeur wegdraagt. Met de Open Oproep wordt er gestaag gewerkt aan een visionaire bouwcultuur, waarin bouwen een volwaardig maatschappelijk middel is, geen doel op zich noch louter een manier om snel noden te lenigen. Concreet genereert de Open Oproep op een aantal cruciale punten een duidelijke meerwaarde.

Verantwoord en visionair opdrachtgeverschap

Een publieke bouwheer draagt een bijzondere culturele verantwoordelijkheid omdat hij bouwt met het oog op zijn maatschappelijke opdracht. Hij heeft een missie en een visie en realiseert die mede door de wijze waarop hij bouwt. Steeds meer bouwheren beseffen dat een bouwopdracht meer is dan het voldoen aan ruimte- en huisvestingsbehoeften. Ze willen dat hun bouwproject hen helpt om dienstbaar, herkenbaar en toegankelijk te zijn. Een voorbeeldige bouwheer formuleert daarom, vóór hij gaat bouwen, zijn ambities en verwachtingen in een projectdefinitie. Dit document vormt voor de bouwheer het kader om na de projectpresentaties van de ontwerpers een visionaire keuze te maken. 

Ontwerpend onderzoek en verscheidenheid

De Open Oproep laat ontwerpers toe hun visie en aanpak voor een bepaalde bouwopdracht concreet te maken via een eerste, schetsmatige aanzet. Hierbij is het van belang dat de ontwerpers de projectdefinitie trachten te verbeelden. Zo wordt een ontwerp niet een te nemen of te laten iets, maar een verbeeldend onderzoek dat de bouwheer in staat stelt te reageren en bij te stellen. De bouwheer wordt aldus op een positieve manier uitgedaagd door de verschillende ontwerpvoorstellen. Dit draagt bij tot de vorming van een bouwcultuur.  

Samenwerking tussen opdrachtgever en ontwerper

Een intensieve samenwerking met de uiteindelijk gekozen ontwerper is van cruciaal belang voor een maatschappelijk evenwichtig eindresultaat. De Open Oproep geeft de bouwheer de kans om met de ontwerpers in gesprek te gaan over de ruimtelijke concepten en de getekende ontwerpen, en de procesbereidheid van het ontwerpteam te toetsen.

Procesopvolging

De Open Oproep is een intens en leerzaam proces voor alle partijen. Bij afsluiting van het samenwerkingsprotocol met de Vlaams Bouwmeester engageert deze zich tot het aanstellen van een projectregisseur, die het proces van A tot Z mee superviseert. De projectregisseur waakt er mee over dat het project consistent ontwikkeld wordt vanuit de projectdefinitie en de visie van de ontwerper.

Kwaliteitsgarantie

Voor elk Open Oproep traject stelt de Vlaams Bouwmeester aan de bouwheer een onafhankelijk deskundige voor, die wordt gekozen omwille van een specifieke, projectgebonden expertise. De deskundige zetelt eerst als extern jurylid en fungeert vervolgens gedurende het hele traject (tot en met de bouwaanvraag) als adviseur van de bouwheer bij alle cruciale beslissingen. Zijn of haar opdracht betreft niet enkel het bewaken van de reeds gehaalde kwaliteit, maar ook het toezien op de permanente verbetering van het ontwerp uitgaande van de ambities en verwachtingen van de opdrachtgever. 

Duurzaamheid als leidraad

De kern van duurzaamheid is veranderlijkheid: veranderlijkheid met waardebehoud en liefst zelfs met waardevermeerdering, zowel in economisch als in cultureel opzicht. Publieke omgevingen en gebouwen moeten ‘gerecycleerd’ kunnen worden, aangepast kunnen worden aan een volgend programma. De geschiedenis leert dat het mogelijk is gebouwen te realiseren die gekoesterd en steeds opnieuw gebruikt worden. Duurzaamheid mag daarbij niet beperkt worden tot een louter energetisch verhaal. Het betreft een benadering vanuit een bredere maatschappelijke, culturele én economische context. Binnen dit kader moet minstens aandacht uitgaan naar mobiliteit, toegankelijkheid, afvalbeheer, gezondheid, het oordeelkundig gebruik van energie, water en materialen. 

Kunst in opdracht

De samenwerking met een kunstenaar kan bouwheer en ontwerper in staat stellen de opdracht te maximaliseren. De synergie die zo ontstaat, kan een fundamentele zoektocht naar maatschappelijke meerwaarde helpen verbeelden. De kunstcel van het Team Vlaams Bouwmeester kan bouwheren adviseren bij de selectie van kunstenaars met een contextuele affiniteit met de bouwopdracht. 

De Open Oproep in 10 stappen

Alle publieke en semipublieke opdrachtgevers in Vlaanderen kunnen een beroep doen op de Open Oproep om een ontwerper te vinden voor een landschappelijke, stedenbouwkundige, infrastructuur- of architectuuropdracht. Opdrachtgevers nemen daarvoor in het meest prille stadium van hun project contact op met het Team Vlaams Bouwmeester. Ambities, mogelijkheden en randvoorwaarden van de opdracht worden samen met de Vlaams Bouwmeester besproken. Indien de Open Oproep de gepaste formule blijkt voor de bouwopdracht, worden de volgende tien stappen samen doorlopen:

1. Bouwmeester en opdrachtgever sluiten een samenwerkingsprotocol

Het protocol bevat alle afspraken die cruciaal zijn voor het welslagen van de Open Oproep: het ambitieniveau van de opdracht, het budget en de beschikbare middelen, de timing van de procedure en de voorziene vergoedingen voor de ontwerpers. Hiermee verleent de opdrachtgever aan de Vlaams Bouwmeester het mandaat om het project op te nemen in de eerstvolgende publicatie van de Open Oproep en verklaart hij zich akkoord met het Open Oproep reglement en de projectgebonden afspraken. 

2. De opdrachtgever stelt een projectregisseur aan

Voor de opvolging van het hele proces wordt door de opdrachtgever een projectregisseur aangesteld, hetzij binnen de eigen rangen, hetzij als een opdracht aan een externe medewerker. De projectregisseur zorgt voor een vlotte communicatie tussen alle betrokken partijen, houdt de ambities van de opdrachtgever in het oog en streeft naar de voltooiing van het project binnen de afgesproken termijn. Zijn of haar ultieme opdracht is het welslagen van het proces.

3. Er wordt een projectdossier opgesteld

De projectregisseur stelt een projectdossier samen dat alle stukken bevat die de ontwerpers nodig hebben om een voorstel uit te werken: het bestek, de projectdefinitie en een aantal praktische randvoorwaarden. De projectdefinitie is een cruciaal onderdeel van het projectdossier en vormt gedurende het hele proces het referentiekader voor elke beslissing. Hierin expliciteert de opdrachtgever immers zijn ambities en verwachtingen. 

4. De Bouwmeester maakt de opdracht bekend

Tweemaal per jaar, in januari en in juli, lanceert de Vlaams Bouwmeester een Open Oproep met nieuwe projecten. De lijst wordt gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en in het publicatieblad van de Europese Unie. Op de website van de Vlaams Bouwmeester vinden kandidaat-ontwerpers een infobrochure, waarin voor elk project de opdrachtformulering, locatiefoto’s, timing, bouwbudget, de ontwerpvergoeding en de toegestane honorariumvork zijn opgenomen. Elk gepubliceerd project krijgt een volgnummer, samengesteld uit het nummer van de editie van de Open Oproep en het projectnummer.

5. De opdrachtgever selecteert samen met de Bouwmeester de ontwerpteams

Na de bekendmaking van de opdrachten in de Open Oproep kunnen ontwerpteams uit binnen- en buitenland zich kandidaat stellen voor één of meerdere ontwerpopgaven. Zij dienen daarvoor hun kandidatuur in bij de Vlaams Bouwmeester. Voor elk project stelt de Vlaams Bouwmeester een shortlist op met kandidaat-ontwerpers, waaruit de opdrachtgever, na ruim beraad, drie tot zeven ontwerpteams selecteert voor het vervolg van de procedure.

6. De opdrachtgever informeert de ontwerpers

De ontwerpteams krijgen alle nodige informatie over de opdracht aangereikt tijdens de briefings, georganiseerd door de opdrachtgever. Bij de eerste briefing wordt het project toegelicht aan de geselecteerden, wordt het projectdossier overhandigd, worden werkafspraken gemaakt en wordt een bezoek gebracht aan de projectsite. De ontwerpteams kunnen vragen stellen over het project, de studieopdracht of de site. Bij een tweede briefing staat de opdrachtgever opnieuw ter beschikking om bijkomende vragen van de ontwerpers te beantwoorden. 

7. De ontwerpteams werken een voorstel uit

Na de briefings werken de ontwerpteams een ontwerpvoorstel uit dat, naargelang van de afspraken in het samenwerkingsprotocol, kan variëren van een schets met visienota tot een meer uitgebreid ontwerp met maquette. De ontwerpteams dienen op het afgesproken tijdstip en op anonieme wijze hun offerte met het projectvoorstel in bij de Vlaams Bouwmeester.

8a. De jury bekijkt de ontwerpvoorstellen… 

De anonieme dossiers worden voorgelegd aan een jury, bestaande uit de Vlaams Bouwmeester, drie of vier vertegenwoordigers van de opdrachtgever en één externe deskundige, die wordt voorgedragen door de Vlaams Bouwmeester. Onder voorzitterschap van de Vlaams Bouwmeester duidt de jury de kandidaten met een voldoende uitgewerkt dossier aan als laureaat van de anonieme wedstrijdfase. Ook worden de vragen geformuleerd die zullen worden voorgelegd aan de laureaten.

8b. …en de laureaten presenteren hun visie aan de jury

Vervolgens wordt de anonimiteit opgeheven en start de onderhandelingsfase met een mondelinge toelichting door de laureaten. De laureaten beantwoorden de vragen die al dan niet door de jury werden voorbereid. De opdrachtgever wordt hiervoor bijgestaan door de Vlaams Bouwmeester, de voormalige juryleden en eventueel bijkomende adviseurs. Samen vormen ze de gunningscommissie, waarvan de Vlaams Bouwmeester gebruikelijk het voorzitterschap voor de opdrachtgever waarneemt. 

9. De voorkeursbieder wordt aangeduid en de opdracht wordt gegund

Na de presentaties duidt de gunningscommissie in onderling overleg de voorkeursbieder aan. Dit is de laureaat die op basis van de gunningscriteria het best is geplaatst en door de opdrachtgever zal worden uitgenodigd voor de finale contractonderhandeling. Wanneer die onderhandeling eenmaal is afgerond, kan de opdrachtgever de opdracht definitief toekennen aan het gekozen ontwerpteam.

10. De kwaliteitsopvolging

Na de gunning maakt het gekozen ontwerpteam in overleg met de opdrachtgever een definitief ontwerp op. Dat ontwerp kan nog sterk evolueren ten opzichte van het oorspronkelijk gepresenteerde voorstel. Het is dan ook nuttig dat de opdrachtgever in deze fase kan terugvallen op de inzichten en het advies van de externe deskundige die door de Vlaams Bouwmeester als jurylid werd voorgedragen. Hij of zij is vertrouwd met de betrokken partijen, met het project en zijn voorgeschiedenis en met de visie van de opdrachtgever, en verzorgt samen met de projectregisseur de kwaliteitsopvolging als sluitstuk van de Open Oproep.